海外出張：計画準備編～計画を立てる
海外出張・海外旅行の計画の立て方をマスター
海外出張の訪問先の確認
海外出張のアポイントメントは、メールを利用する場合など先方とのやり取りに時差の関係などで時間がかかるのが常なので、早めに確認をとって海外航空券、現地ホテルの確保を行ないましょう。
必要であれば訪問先へホテルなどの連絡先を連絡してください。海外出張で複数の訪問先を予定している場合は、先方の都合が悪ければ、海外出張期間、海外出張ルート作成にも影響が出てきますので返事を受け取ってから海外出張の予定を調整できるように余裕をもって準備を行なってください。
先方より訪問を承諾されたらお礼の連絡をしましょう。
催促しても返事がない場合でも今回の訪問をとりやめることを伝えましょう。
急な海外出張では、初めて訪れる国、場所の場合はビザの必要の有無とパスポートの有効期間を確認してください。国によってはパスポートの有効残期間を半年程度必要とされるところがあります。
なお、海外出張に慣れていれば必要最低限の荷物の準備（極端な例ではパスポートと現金、クレジットカードがあれば何とかなります）と現地でのホテルの確保さえできればその日に飛び立つことも可能です。
国際会議や国際展示会への出席を予定している場合は、早めに海外航空券と宿泊するホテルの予約を行ないましょう。国際会議場や国際展示会場では複数の会議や展示会が同時期に開催されることが多く、ホテルが会期中の宿泊料を上げるケースが多々あります。早めに行動することにより経費を抑えることが可能になります。
海外出張先へのアクセス
訪問先までの空港からの交通機関や移動時間を調べるには出張先をGoogleマップなどで確認して最寄りの空港を調べます。空港から訪問先までの公共交通機関があるかどうかも最寄り空港のHPなどで確認しておきましょう。最寄り空港への日本からの海外航空券の手配は発着便を調べて直接航空会社のHPで予約するか旅行会社に連絡して確保しましょう。
弊社に問合せていただければ通常料金よりおてがるな価格で海外航空券を手配させて頂きます。
海外出張期間とルートの確定
外国の交通機関は日本に比べて時刻表通りに運行することが珍しいということがよくあります。
現地への到着は、初めての訪問であれば早い時間に到着するように十分余裕を持って計画してください。夜中になれない土地に放り出されるのは辛いものです。
海外出張は到着時の移動に余裕を持たせておくことが大事です。公共交通機関を利用できない場合の移動のルートも検討してください。
また、最近多くなっている格安航空会社はコスト削減のために到着地での清掃や整備の人員を切り詰めていることが多いため、機体に不具合が生じた際の対応に手間取ることがあります。
トランジットが必要な便では接続に間に合わずに次の便への振替の手続きを行なう必要が生じることがあります。
海外出張時のトラブルを避けるためには格安航空会社を避けるのが賢明です。
海外出張では格安航空会社ではなく、信頼できる航空会社の格安海外航空券を利用しましょう。
海外出張の日程表
海外出張日程表は会社と家族にコピーを渡しておきましょう、出張中に緊急の連絡を行う時に役立ちます。Googleマップで訪問先、ホテルを調べて印刷しておくと現地で場所を教えてもらうときに言葉が通じなくても大丈夫。タクシーでも地図を示すだけでいいので安心です。（国によってはタクシードライバーに英語が通じない場合があります）
また、移動の航空会社、フライト時刻、ホテルの住所などを英文で用意して財布とパスポートにそれぞれ入れておくと便利です。
- 計画準備編：航空券の予約
